Réaliser un inventaire annuel complet
Ce tutoriel couvre l'intégralité du processus d'inventaire : préparation, scan terrain, traitement des anomalies, verrouillage et export du bilan financier.
- Tous les équipements à inventorier ont un achat enregistré dans Inventoria
- Chaque achat possède une étiquette QR collée sur le matériel physique
- Aucune autre session d'inventaire n'est en cours pour l'année en cours
Allez dans Inventaire et cliquez sur Nouvelle session.
Renseignez :
- Année : l'année de l'inventaire (ex : 2025)
- Date de l'inventaire : la date officielle de référence pour les calculs d'amortissement
Cliquez sur Créer. La session passe au statut En cours — les scans sont désormais acceptés.
Inventoria n'autorise qu'une session par année civile. Vérifiez qu'aucune session n'existe déjà pour l'année en cours avant de créer.
Avant de commencer le scan, organisez les équipes :
- Définissez les zones à couvrir (par étage, salle, service…)
- Assignez les équipiers à chaque zone
- Vérifiez l'accès à l'application mobile ou à l'interface web sur les terminaux terrain
Sur chaque terminal, vérifiez que l'utilisateur peut se connecter et voit la session active dans Inventaire.
- Zebra TC20 ou smartphone Android : utilisez l'application mobile pour un scan rapide par code-barres physique
- Ordinateur ou tablette : utilisez l'interface web pour saisir les codes manuellement ou scanner via la caméra
Sur chaque terminal Android :
- Ouvrez l'application Inventoria Scanner
- Connectez-vous avec vos identifiants
- La session active s'affiche automatiquement — appuyez sur Démarrer le scan
- Pointez le scanner sur l'étiquette QR de chaque équipement
- Un bip + fond vert confirme le scan réussi
- Un fond orange indique que l'article a déjà été scanné dans cette session
Continuez jusqu'à avoir couvert toute votre zone.
L'application nécessite une connexion réseau pour enregistrer les scans en temps réel. En cas de coupure, les scans se synchronisent automatiquement à la reconnexion.
Pour les zones sans terminal Android ou pour les petits volumes :
- Dans Inventaire, ouvrez la session active
- Cliquez sur l'onglet Scanner
- Saisissez ou scannez (via lecteur USB ou caméra) le code QR de chaque achat
- Appuyez sur Entrée — l'achat apparaît dans la liste des scans
Cette méthode est plus lente mais ne nécessite pas l'application mobile.
Depuis la fiche de la session (accessible depuis Inventaire), consultez :
| Indicateur | Description |
|---|---|
| Scannés | Nombre d'achats confirmés physiquement |
| Total attendu | Nombre d'achats actifs dans le parc |
| Progression | Pourcentage de completion |
| Non scannés | Achats pas encore traités |
Pendant le scan, actualisez la page pour voir la progression en temps réel. Communiquez l'avancement aux équipes terrain.
Une fois le scan terrain terminé, ouvrez l'onglet Non scannés de la session.
Cette liste contient tous les achats qui n'ont pas été passés au scanner. Pour chacun, trois options :
| Action | Quand l'utiliser |
|---|---|
| Marquer comme Trouvé | L'équipement a été localisé mais l'étiquette était illisible |
| Marquer comme Manquant | L'équipement est introuvable après recherche |
| Laisser non scanné | L'équipement sera traité lors d'un second passage |
Si un équipement a une étiquette abîmée ou manquante, réimprimez le code QR depuis la fiche de l'achat avant de le marquer comme Trouvé.
Avant de verrouiller, vérifiez les points suivants :
Doublons de scan
Si un achat a été scanné plusieurs fois, Inventoria l'indique dans la fiche de session. Ce n'est pas bloquant, mais il est recommandé de vérifier que ce n'est pas une erreur.
Statuts incohérents
Parcourez la liste des scans pour repérer les statuts inattendus. Un achat marqué Retiré du service qui apparaît dans les scans peut indiquer une réactivation à faire.
Catégories d'amortissement manquantes
Les achats sans catégorie d'amortissement apparaissent dans le widget Alertes & Anomalies du tableau de bord. Assignez-leur une catégorie avant de verrouiller pour un export complet.
Quand tous les achats sont traités et les anomalies corrigées :
- Depuis la fiche de la session, cliquez sur Verrouiller la session
- Une confirmation vous demande de valider — cette action fige définitivement toutes les données
- La session passe au statut Verrouillée
Une fois verrouillée, aucune modification n'est possible. Les valeurs d'amortissement sont calculées et figées à la date de l'inventaire. Seul un super-administrateur peut déverrouiller dans des cas exceptionnels.
Ce qui est figé au verrouillage :
- Statut de chaque achat (scanné / manquant / trouvé)
- Valeur résiduelle de chaque achat à la date de l'inventaire
- Progression finale (% du parc inventorié)
La session verrouillée peut être exportée en bilan financier complet.
- Depuis la fiche de la session, cliquez sur Exporter Excel
- Le fichier généré contient :
| Onglet | Contenu |
|---|---|
| Résumé | Taux de couverture, totaux financiers, date de verrouillage |
| Détail achats | Un achat par ligne avec valeur d'achat, valeur résiduelle et statut de scan |
| Non scannés | Liste des achats absents avec leur dernière valeur connue |
| Par catégorie | Synthèse par catégorie d'amortissement |
- Transmettez ce fichier à votre département financier ou archivez-le
Vous pouvez exporter un aperçu avant de verrouiller, mais les valeurs d'amortissement ne seront pas figées. Pour un document officiel, exportez toujours après verrouillage.
Récapitulatif
1. Créer la session (Inventaire → Nouvelle session)
2. Préparer les équipes terrain
3. Scanner — application mobile (Zebra / Android)
4. Scanner — interface web (complément / petits volumes)
5. Suivre la progression en temps réel
6. Traiter les non-scannés (Trouvé / Manquant)
7. Vérifier doublons et anomalies
8. Verrouiller la session
9. Exporter le bilan Excel
Durée typique par étape :
| Étape | Durée estimée |
|---|---|
| Création + préparation | 15 min |
| Scan terrain | 1 à 6 h (selon le parc) |
| Traitement non-scannés | 30 min à 2 h |
| Vérification + verrouillage | 15 min |
| Export | 5 min |
➜ Comparer avec l'inventaire précédent pour identifier les évolutions d'une année à l'autre.