FAQ — Utilisateurs
Questions fréquentes pour les utilisateurs d'Inventoria.
➜ Vous êtes administrateur ? Consultez la FAQ Administrateurs.
Général
Quelle est la différence entre un article et un achat ?
Un article est un type d'équipement dans le catalogue (ex : Canon EOS R5). Un achat représente une unité physique de cet article — un exemplaire réel avec son propre code QR, sa date d'achat et son prix.
L'application fonctionne-t-elle hors connexion ?
Non. Inventoria nécessite une connexion réseau pour fonctionner, aussi bien l'interface web que l'application mobile de scan.
Comment accéder à Inventoria depuis un mobile ?
L'interface web est accessible depuis le navigateur d'un smartphone. L'application de scan (pour les inventaires) est une application Android distincte, utilisée principalement sur les terminaux Zebra TC20.
Quelle est la différence entre un administrateur et un super-administrateur ?
Le super-administrateur a accès à l'intégralité de l'application, y compris les paramètres système (clés API, configuration globale). L'administrateur gère les utilisateurs, les imports et le catalogue, mais ne peut pas modifier la configuration technique de l'instance.
Comment personnaliser mon tableau de bord ?
Cliquez sur l'icône Personnaliser en haut à droite du tableau de bord. Vous pouvez activer/désactiver des widgets et les réorganiser par glisser-déposer.
Articles & Achats
Peut-on supprimer définitivement un article ?
Non. La suppression est toujours logique (soft delete) : l'article est masqué dans l'interface mais ses données sont conservées pour l'historique des inventaires.
Le code QR d'un achat peut-il être modifié ?
Non. Le code QR est généré automatiquement à la création de l'achat et ne peut pas être changé. Si une étiquette est perdue ou endommagée, il suffit de réimprimer le même code depuis la fiche de l'achat.
Comment retirer un équipement du parc ?
Depuis la fiche de l'achat, utilisez l'action Retirer du service et sélectionnez le motif (vendu, mis au rebut, perdu…). L'achat est conservé dans l'historique mais exclu des statistiques actives.
Comment savoir quels équipements sont sous garantie ?
Le widget Alertes de garantie du tableau de bord liste les achats dont la date de fin de garantie approche ou est dépassée. Vous pouvez aussi filtrer la liste des achats par date de garantie.
À quoi sert le prix de vente sur un achat ?
Le prix de vente correspond à la valeur assurance de l'équipement. Il est utilisé dans les rapports financiers du tableau de bord et les exports, mais n'affecte pas le calcul d'amortissement (qui utilise le prix d'achat).
Inventaire
Peut-on avoir plusieurs sessions d'inventaire pour la même année ?
Non. Une seule session par année est autorisée.
Que se passe-t-il si on scanne deux fois le même article ?
L'application mobile affiche un avertissement Déjà scanné mais enregistre tout de même le second scan. L'administrateur peut voir les doublons depuis la fiche de la session.
Peut-on modifier les scans après verrouillage ?
Non. Une session verrouillée est figée. Seul un super-administrateur peut déverrouiller une session dans des cas exceptionnels.
Comment gérer un équipement introuvable pendant l'inventaire ?
Depuis l'onglet Non scannés de la session, vous pouvez marquer manuellement un achat comme Manquant. Cela documente l'absence sans bloquer le reste de l'inventaire.
Les achats retirés du service apparaissent-ils dans l'inventaire ?
Non. Les achats retirés (hors service) sont exclus des sessions d'inventaire.
Peut-on exporter un inventaire avant de le verrouiller ?
Oui, mais les valeurs d'amortissement seront calculées à la date de l'export. Pour des chiffres officiels figés, il est recommandé de verrouiller la session avant d'exporter.
Amortissement
Qu'est-ce que la valeur minimale d'une catégorie d'amortissement ?
C'est le seuil en dessous duquel la valeur résiduelle calculée est automatiquement ramenée à 0 CHF. Cela évite de tracer des valeurs symboliques (ex : 0.23 CHF) sur des équipements anciens.
Un achat sans catégorie d'amortissement est-il inclus dans les exports ?
Il est inclus dans la liste mais sans valeur résiduelle calculée. Il est recommandé d'assigner une catégorie d'amortissement à tous les achats pour des rapports financiers complets.
La catégorie d'amortissement peut-elle être différente pour deux achats du même article ?
Oui. Si une catégorie d'amortissement est renseignée sur l'achat, elle prend la priorité sur celle de l'article. Cela permet d'appliquer des règles différentes à des exemplaires d'un même modèle.
Fournisseurs
Un fournisseur peut-il être lié à plusieurs articles ?
Oui. Depuis la fiche d'un article (onglet Fournisseurs), vous pouvez associer plusieurs fournisseurs avec leur code produit, prix unitaire et délai de livraison respectifs.
À quoi servent les alias fournisseurs ?
Les alias permettent de reconnaître les variantes de nom d'un fournisseur lors des imports automatiques. Par exemple, HP, Hewlett-Packard et HP Inc. peuvent tous pointer vers le même fournisseur grâce aux alias.
Comment désactiver un fournisseur sans perdre l'historique ?
Décochez le champ Actif sur la fiche du fournisseur. Il disparaît des listes de sélection mais reste visible dans l'historique des achats.
Accès & Compte
Comment demander des droits supplémentaires ?
Contactez votre administrateur Inventoria. Les permissions sont gérées par rôle depuis Administration → Rôles & Permissions.
Puis-je utiliser Inventoria avec mon compte Microsoft ?
Oui, si votre administrateur a activé l'intégration Microsoft. Cliquez sur Se connecter avec Microsoft sur la page de connexion.
Comment configurer la double authentification ?
Depuis votre Profil → Sécurité, activez la 2FA et scannez le QR code avec une application d'authentification (Google Authenticator, Authy…). Conservez vos codes de récupération dans un endroit sûr.