Bien commencer avec Inventoria
Ce tutoriel vous guide pas à pas pour mettre en place Inventoria depuis zéro : configuration initiale, création du catalogue, et lancement d'un premier inventaire.
- Inventoria est installé et accessible via un navigateur
- Vous disposez d'un compte avec le rôle Administrateur ou Super-administrateur
- Vous avez accès à une imprimante (bureau ou thermique) pour les étiquettes QR
Rendez-vous sur l'URL de votre instance Inventoria et connectez-vous avec vos identifiants.
- Compte local : saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe
- Microsoft SSO : cliquez sur Connexion avec Microsoft si votre organisation utilise Microsoft 365
Votre administrateur vous a transmis vos identifiants lors de la création du compte. Changez votre mot de passe depuis Profil → Sécurité dès la première connexion.
Avant d'ajouter du matériel, créez les trois types de données que chaque article utilisera. Cette étape initiale évite les ressaisies ultérieures.
| Donnée | Accès | Exemple |
|---|---|---|
| Marques | Paramètres → Marques | Apple, Dell, Canon |
| Catégories | Paramètres → Catégories | Informatique, Audiovisuel |
| Amortissements | Paramètres → Amortissements | Informatique 3 ans — 33 % |
Pour chacune, cliquez sur Nouveau et renseignez les informations demandées. Les catégories peuvent être hiérarchiques (parent → sous-catégorie).
Marques, catégories et règles d'amortissement peuvent être importés en bloc depuis Administration → Import Rentman, ce qui évite de les créer manuellement.
➜ Marques · Catégories · Amortissements
Renseignez les fournisseurs auprès desquels vous achetez votre matériel. Cette étape est optionnelle mais recommandée pour tracer l'origine des achats et conserver les informations bancaires.
- Allez dans Fournisseurs
- Cliquez sur Nouveau fournisseur
- Saisissez le nom, l'e-mail et les coordonnées
- Ajoutez un ou plusieurs contacts depuis l'onglet Contacts de la fiche
Un article représente un modèle d'équipement dans votre catalogue — pas une unité physique.
- Allez dans Articles
- Cliquez sur Nouvel article
- Remplissez les champs essentiels :
- Nom : désignation claire du modèle (ex : MacBook Pro 14" M3)
- Marque et Catégorie : sélectionnez parmi celles créées à l'étape 2
- Catégorie d'amortissement : règle de dépréciation applicable
- Enregistrez
Un article est le modèle (ex : Dell Latitude 5540). Chaque exemplaire physique est un achat, créé à l'étape suivante. Un article peut avoir plusieurs achats.
Utilisez Articles → Importer pour créer l'ensemble de votre catalogue en une fois depuis un fichier CSV ou Excel.
Chaque exemplaire physique d'un article est un achat. C'est à ce niveau que vous renseignez le prix, la date et le fournisseur de chaque unité.
- Ouvrez la fiche d'un article → onglet Achats
- Cliquez sur Nouvel achat
- Renseignez :
- Date d'achat et prix unitaire
- Fournisseur (optionnel mais recommandé)
- Date de fin de garantie si applicable
- Enregistrez — un code QR unique est généré automatiquement
Si vous avez acheté 5 unités du même article, créez 5 achats distincts.
Les codes QR permettent l'identification rapide du matériel lors des inventaires. Imprimez-les et collez-les sur chaque équipement avant le premier scan.
- Depuis Articles → Achats, sélectionnez les unités concernées
- Cliquez sur Imprimer les QR
- Choisissez le format adapté :
- A4 / A5 : imprimante bureau standard
- 58 mm : imprimante thermique (Zebra, Brother…)
- Lancez l'impression et collez les étiquettes sur le matériel
Collez l'étiquette dans un endroit visible, protégé des chocs et de l'usure. En cas de dommage, réimprimez depuis la fiche de l'achat.
Votre parc est configuré. Vous pouvez réaliser un premier inventaire physique pour établir une base de référence.
- Allez dans Inventaire → Nouvelle session
- Indiquez l'année et la date officielle de l'inventaire
- Cliquez sur Créer — la session passe au statut En cours
Scanner le matériel :
| Méthode | Quand l'utiliser |
|---|---|
| Interface web (onglet Scanner) | Petits volumes, saisie manuelle ou lecteur USB |
| Application mobile | Scan terrain en volume, Zebra TC20 ou Android |
Clôturer l'inventaire :
- Consultez Non scannés — traitez les équipements non passés au scanner
- Vérifiez les anomalies dans le widget Alertes & Anomalies
- Cliquez sur Verrouiller la session pour figer les données
- Exportez le bilan Excel pour votre département financier
Pour un inventaire à grande échelle avec plusieurs équipes terrain, suivez le tutoriel dédié.
Récapitulatif
1. Connexion
2. Paramètres → Marques, Catégories, Amortissements
3. Fournisseurs
4. Articles (modèles)
5. Achats (unités physiques)
6. Impression des étiquettes QR
7. Session d'inventaire → Scan → Verrouillage → Export
Durée typique par étape :
| Étape | Durée estimée |
|---|---|
| Connexion | 2 min |
| Données de référence | 10–20 min |
| Fournisseurs | 5–15 min |
| Articles | 15–30 min (selon volume) |
| Achats | 15–30 min (selon volume) |
| Impression étiquettes | 5–10 min |
| Premier inventaire | 15–30 min |
Une fois ces étapes réalisées, votre parc est opérationnel. Le tableau de bord affiche immédiatement les statistiques, les alertes et les indicateurs financiers.